AIポリシーはなぜ最初の週に失敗するのか？
一般的なパターンとして、14ページの法的草案を作成し、PDFとして添付して送信します。受信者は件名だけをすばやく確認し、変更はありません。一方で、会社の半数はクライアント資料を次タブの開いているチャットボットに貼り付けます。ポリシーが存在するからといってリスクが管理されているわけではありません。
ポリシーは、新入社員が2分で読み、3か月後に思い出して使用できる場合にのみ効果的です。その制約、つまり時間圧力下での記憶力は、起草の指針となるべきであり、完全性ではありません。
人々が行うことができることを先頭に
禁止事項だけを記載したポリシーは、影の使用を生み出します。従業員は同じ締め切りに直面しており、ツールは無料で1タブ離れた場所にあります。今、それらを言及する理由がなくなりました。
そのため、許可を与えることから始めましょう。会社が承認した特定のツールを製品名とアカウントタイプ（有料ビジネス層、無料消費者層ではない）と共にリストアップします。次に、人々がそのツールを使用して起草したり、要約したり、調査したり、最初の分析を行ったり、コードを書いたり、翻訳したり、考えを声に出して表現したりすることが許可されていることを明確に述べます。タスクがリストに含まれている限り、データルールが許す限り、誰も質問する必要はありません。
この単一の段落は、責任あるAI原則の章よりも多くのガバナンスを提供します。人々に正当な道筋を与え、非合法的な選択肢が不要になるのです。
禁止事項は短く具体的に
記憶しやすいほど良い禁止事項は5つまでに抑えましょう。それぞれは行動を説明するもので、価値を説明するものではありません。
- 顧客の個人データ、資格情報、未公開の財務情報、またはNDAに違反する情報を、承認されていないツールに貼り付けないでください。
- AI生成コンテンツを顧客、規制当局、または取締役会に送信する前に、必ず特定の人物が確認してください。
- モデルに最終的な判断をさせないでください（採用、解雇、信用、価格設定、資格など）。
- 新しいAIツールを個人のクレジットカードや個人アカウントで購入または接続しないでください。
- AI生成コンテンツを、法的提出書類、監査済み数値、公開研究などの他人のオリジナル作品として提示しないでください。
欠けていることに気づくのは、「非倫理的使用」や「責任あるAIの使用」の禁止や要件がないことです。これらは意味のないフィラーであり、誰にも判断基準を与えません。火曜日の午後の行動に影響を与える文は切り落とします。
データを分類する、タスクではなく
最も一般的な起草ミスは、承認された使用ケースを列挙しようとしてしまうことです。永遠に終わらないでしょうし、リストは急速に時代遅れになります。
代わりに情報の分類を行いましょう。3つのレベルで十分です：公開、内部、制限付き。公開データはどこにでも行けます。内部データは承認されたツールに入れます。制限付きデータは例外がない限りどこにも行けません。自社のビジネスから具体例を2～3つ挙げることで、機密性が理解されます。「機密」という言葉は、価格シートが内部向けでクライアントの医療記録が制限付きであるまで意味を持ちません。
データレベルは、将来ツールが存在しない場合でも生き残ります。使用ケースリストは生き残れません。
出力に名前を付ける
AI支援によるすべての成果物には、人間のオーナーが必要です。送信者が成果物のオーナーです。それはジュニア同僚からのドラフトと同じように扱われます。この1文が文書全体の責任のほとんどを担っています。また、開示に関する質問も解決します。所有者がその判断を下すのです。
ポリシーでカバーされていない状況に備えて、人々にどこに行けばよいかを伝えましょう。特定の人物とチャネルを指定し、2～3日以内の対応を約束します。曖昧なケースは、最も速い方向に静かに解決されます。
1ページにまとめる方法
秘密保持契約、セキュリティポリシー、または法律で既にカバーされている内容を切り落とします。定義節も切り落とします。哲学部分も切り落とします。ページにバージョン番号、日付、オーナーを記入し、ツールや用語が変化するにつれて毎年数回改訂されるようにします。
公開前にテストも行いましょう。4人の異なるチームのメンバーに3つの実際のシナリオを与え、ポリシーに従って行動するように求めます。2人が意見が異なる場合は、ページがまだ明確ではありません。半日のテストは、法的レビューよりも価値があります。
AI採用の難しい部分は技術ではなく、弁護士の部屋に入れずに一貫した決定を何百人にさせることです。1ページのポリシーがそれを達成します。14ページのポリシーは無視されます。
追加の確認が必要な場合は、それが私たちのクライアントに提供するサービスです。