Chính sách sử dụng AI trong một trang
Chính sách AI thất bại vì không ai đọc chúng. Đây là những điều được phép, những điều bị cấm và cách giữ toàn bộ nội dung trong một trang.
Hầu hết các chính sách về AI thất bại trong tuần đầu tiên
Mẫu thường thấy: soạn thảo pháp lý 14 trang, gửi dưới dạng tệp PDF đính kèm, mọi người chỉ lướt qua tiêu đề, và không có thay đổi nào. Trong khi đó, một nửa công ty vẫn dán vật liệu của khách hàng vào bất kỳ chatbot nào mở trong tab tiếp theo. Chính sách tồn tại, nên rủi ro được coi là đã quản lý. Nhưng điều đó không phải là sự thật.
Một chính sách chỉ hiệu quả nếu một nhân viên mới có thể đọc nó trong hai phút và nhớ lại sau ba tháng, khi họ đang chuẩn bị dán một thứ gì đó. Giới hạn - khả năng nhớ dưới áp lực thời gian - là điều nên định hướng quá trình soạn thảo, chứ không phải tính đầy đủ.
Bắt đầu với những hành vi có thể xảy ra
Các chính sách chỉ cấm tạo ra sự sử dụng lén lút. Nhân viên vẫn phải tuân thủ các hạn chót, công cụ miễn phí và chỉ một tab trình duyệt cách đó, và giờ họ có lý do không đề cập đến nó. Bạn mất đi sự hiển thị mà bạn đang cố gắng đạt được.
Vì vậy, hãy dẫn đầu bằng quyền cho phép. Liệt kê các công cụ cụ thể mà công ty bạn đã phê duyệt, theo tên sản phẩm, cùng loại tài khoản - lớp doanh nghiệp trả phí, chứ không phải lớp người tiêu dùng miễn phí, vì điều khoản dữ liệu khác nhau. Sau đó, nói rõ ràng rằng mọi người có thể sử dụng chúng cho việc soạn thảo, tóm tắt, nghiên cứu, phân tích đầu tiên, mã hóa, dịch thuật và suy nghĩ to tiếng. Nếu nhiệm vụ phù hợp với danh sách này và quy tắc dữ liệu dưới đây cho phép nó, không ai cần phải hỏi.
Một đoạn văn duy nhất này có thể tạo ra nhiều hiệu quả hơn cho quản trị hơn cả một chương về nguyên tắc AI có trách nhiệm. Nó cung cấp cho mọi người một con đường hợp pháp, điều đó có nghĩa là những phương án lén lút khác sẽ không còn cần thiết.
Cấm một danh sách ngắn và cụ thể
Giữ các hạn chế ở mức đủ để ghi nhớ. 5 là giới hạn tối đa. Mỗi điều nên mô tả một hành động, chứ không phải một giá trị:
- Không được đưa dữ liệu cá nhân của khách hàng, thông tin xác thực, báo cáo tài chính chưa công bố hoặc bất kỳ điều gì dưới NDA vào một công cụ không nằm trong danh sách phê duyệt.
- Không gửi công việc do AI tạo ra cho khách hàng, cơ quan quản lý hoặc hội đồng quản trị mà không có người được đặt tên đọc trước.
- Không để cho mô hình đưa ra quyết định cuối cùng về một cá nhân - tuyển dụng, sa thải, tín dụng, giá cả, đủ điều kiện.
- Không mua hoặc kết nối một công cụ AI mới bằng thẻ tín dụng cá nhân hoặc tài khoản cá nhân.
- Không trình bày vật liệu do AI tạo ra như tác phẩm gốc của ai đó khi tính đến vấn đề tác quyền - các bản ghi pháp lý, số liệu đã kiểm toán, nghiên cứu được xuất bản.
Điều đáng chú ý là không có điều cấm về "sử dụng không đạo đức" hay yêu cầu "sử dụng AI một cách có trách nhiệm". Những điều này chỉ là lấp đầy và không cung cấp cho ai đó một quy tắc ra quyết định. Nếu một câu không thay đổi những gì người nào đó làm vào thứ Ba chiều, hãy cắt nó đi.
Phân loại dữ liệu, không phải nhiệm vụ
Lỗi soạn thảo phổ biến nhất là cố gắng liệt kê các trường hợp sử dụng được phê duyệt. Bạn sẽ chưa bao giờ hoàn thành, và danh sách này sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Thay vào đó, hãy sắp xếp thông tin của bạn. Ba cấp đủ: công khai, nội bộ và hạn chế. Công khai có thể đi bất cứ đâu. Nội bộ chỉ được sử dụng trong các công cụ được phê duyệt. Hạn chế không được đưa ra ngoài mà không có ngoại lệ được đặt tên. Sau đó, cung cấp ví dụ thực tế cho mỗi cấp độ vì "mật" chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu giá trị là nội bộ và hồ sơ y tế của khách hàng là hạn chế.
Các cấp phân loại dữ liệu tồn tại lâu hơn cả các công cụ chưa tồn tại. Danh sách trường hợp sử dụng không thể thay đổi theo thời gian.
Đặt tên cho kết quả đầu ra
Mọi tài liệu hỗ trợ AI cần một người sở hữu: người gửi tài liệu sở hữu nó, giống như họ sẽ sở hữu bản thảo từ một đồng nghiệp cấp dưới. Một câu này mang hầu hết trọng lượng trách nhiệm trong toàn bộ tài liệu. Nó cũng giải quyết vấn đề tiết lộ - bạn tiết lộ khi một người đọc có thể hợp lý muốn biết, và chủ sở hữu thực hiện việc đó.
Cung cấp cho mọi người một điểm đến khi chính sách không bao gồm tình huống của họ. Đặt tên một người và một kênh, và cam kết về thời gian xử lý - hai ngày làm việc là thực tế. Không có con đường này, các trường hợp mơ hồ sẽ được giải quyết theo hướng nhanh nhất.
Làm thế nào để giữ nó trong một trang
Cắt bỏ mọi thứ đã được bao gồm trong thỏa thuận bảo mật của bạn, chính sách an ninh hoặc luật pháp. Cắt phần định nghĩa. Cắt triết lý. Đặt số phiên bản, ngày và chủ sở hữu cho trang, và mong đợi nó sẽ được tái phát hành hai hoặc ba lần một năm khi các công cụ và điều khoản thay đổi - một chính sách dễ sửa đổi sẽ được sửa đổi.
Sau đó, kiểm tra nó trước khi xuất bản. Giao bản thảo cho bốn người từ các đội khác nhau với ba tình huống thực tế và hỏi chính sách này nói họ phải làm gì. Nếu hai trong số họ không đồng ý, trang chưa rõ ràng đủ. Một nửa ngày kiểm tra này đáng giá hơn nhiều so với một cuộc xem xét pháp lý khác.
Phần khó khăn nhất của việc áp dụng AI thường không phải là công nghệ. Đó là giúp vài trăm người đưa ra quyết định nhất quán mà không có luật sư trong phòng. Một trang được nhớ đến có thể đạt được điều đó. 14 trang bị bỏ qua sẽ không.