大多數 AI 政策在首週就失敗了
常見的模式：法律草擬十四頁，以 PDF 附件發送，人們僅瀏覽主旨行，毫無改變。同時，公司一半的人仍在將客戶資料貼到下一個標籤中開放的聊天機器人。該政策存在，看起來風險已得到管理，但實際上並非如此。
政策只有在新的員工能在兩分鐘內閱讀並三個月後記得時才有效。這種在時間壓力下可被回憶的限制，應該是草擬的驅動因素，而不是完整性。
從人們可能做的事情開始
僅禁止使用會產生陰影的使用方式。員工仍面臨相同的截止日期，工具免費且一瀏覽器標籤之遙，他們現在有不提及它的理由。你失去了試圖獲得的可見度。
因此，以許可為先。列出公司批准的特定工具，按產品名稱和帳戶類型（而非免費消費者層級）列出，因為數據條款不同。然後明確表示人們可以使用它們進行草擬、總結、研究、初審分析、編寫程式碼、翻譯和思想交流。如果任務符合此列表且以下數據規則允許，沒有人需要詢問。
這段單行文字對治理有比章節長於責任 AI 原則。它為人們提供合法途徑，這意味著不必要途徑不再吸引人。
禁止簡短清單，並具體說明
讓禁止事項保持在可記憶的範圍內。五是上限。每條都應描述一個行動，而非一個價值觀：
- 不要將客戶個人資料、憑證、未公開財務資料或任何受保密協議保護的內容放入未列入批准清單的工具中。
- 不要將 AI 生成的工作發送給客戶、監管機構或董事會，除非由一名人員閱讀過。
- 不要讓模型對一個人做出最終決定——聘用、解僱、信貸、定價和資格。
- 不要使用個人信用卡或個人帳戶購買或連接新的 AI 工具。
- 不要將 AI 生成的材料呈現為某人的原創作品，其中作者身份重要——法律文件、審計數據、發表研究。
注意缺失的部分：沒有禁止「不道德使用」的條款，也沒有「負責任地使用 AI」的要求。這些看起來像是填充項目，給人無從下手。如果一句話不會改變某人在週二下午所做的事情，就刪除它。
根據數據分類，而非任務
草擬時最常見錯誤是試圖列舉批准的使用案例。你永遠無法完成，且清單會隨著時間而過時。
相反，整理你的資訊。三個等級就夠了：公開、內部和受限。公開資料可以隨處使用。內部資料僅用於批准的工具。受限資料不得無名例外地使用。然後提供每個類別的具體例子，因為「保密」在沒有人看到內部分享的定價表和客戶醫療記錄之前毫無意義。
數據等級能適應未來的工具，而使用案例清單則無法。
給輸出命名
每份 AI 輔助交付品都需要一個人類所有者：發送的人擁有它，就像他們會擁有初級同事的草擬文件一樣。這句話承擔了大部分責任權重。它也解決了披露問題——當讀者合理希望知道時，由所有者決定。
為模糊情況提供去處。指定一個人與一個渠道，並承諾在兩天內回覆（可實踐）。沒有這個途徑，模糊的情況會自行以最快速度解決。
如何在一頁內完成
刪除已涵蓋的內容，例如你的保密協議、安全政策或法律要求。刪除定義部分。刪除哲學討論。給頁面編號、日期和所有者，並預期每年會根據工具和條款變化重新發行兩到三次——易於修訂的政策會被修訂。
然後在發布前測試它。將草擬本交給四個來自不同團隊的人，提供三個真實情境，問他們根據政策該怎麼做。如果其中兩人意見不一致，頁面還不夠清晰。這半天的測試比另一次法律審查更有價值。
AI 採用最艱難的部分很少是技術本身。它是在沒有律師在場的情況下讓幾百個人做出一致決定。一頁能被記住的文件就能達成這個目的。十四頁被忽視就不行了。
如果你想讓別人審閱你的政策，這是我們為客戶提供的服務。