Politica de utilizare a inteligenței artificiale pe o singură pagină

Majoritatea politicilor AI eșuează în prima săptămână

Modelul obișnuit: se redactează proiecte legale de 14 pagini, care sunt trimise ca atașamente PDF, oamenii aruncă o privire la subiectul liniei și nimic nu se schimbă. Între timp, jumătate din companie continuă să copieze materiale ale clienților în orice chatbot deschis în următorul tab. Politica există, astfel că riscul pare gestionat. Nu este.

O politică funcționează doar dacă un nou angajat poate citi-o în două minute și își amintește de ea după trei luni, în momentul în care este pe cale să copieze ceva. Această constrângere — memorabilă sub presiune de timp — ar trebui să conducă procesul de redactare, nu completitudinea.

Începe cu ceea ce oamenii pot face

Politicile care interzic doar creează utilizări nedeclarate. Angajații au aceleași termene limită, instrumentele sunt gratuite și la un singur tab distanță, iar acum au un motiv în plus să nu le menționeze. Pierzi vizibilitatea pe care ai încercat să o obții.

Așadar, începe cu permisiuni. Menționează instrumentele specifice aprobate de companie, după nume de produs, împreună cu tipul de cont — nivelul de afaceri plătit, nu cel gratuit pentru consumatori, deoarece termenii de date sunt diferiți. Spune apoi clar că oamenii pot folosi aceste instrumente pentru redactare, rezumare, cercetare, analiză inițială, codificare, traducere și gândire în voce tare. Dacă o sarcină se încadrează în această listă și regulile de date mai jos permit acest lucru, nimeni nu trebuie să întrebe.

Un singur paragraf face mai mult pentru guvernare decât un capitol despre principiile AI responsabile. Oferă oamenilor o cale legitimă, ceea ce înseamnă că cele ilegitime nu par mai necesare.

Interzice o listă scurtă și fii concret

Menține interdicțiile la un număr suficient de mic pentru a fi memorabile. Cinci este un bun plafon. Fiecare ar trebui să descrie o acțiune, nu o valoare:

Nu introduce date personale ale clienților, acreditări, informații financiare nepublicate sau orice sub NDA într-un instrument care nu se află pe lista aprobată.
Nu trimite lucrări generate de AI către un client, un regulator sau consiliul de administrație fără ca o persoană să le fi citit mai întâi.
Nu permite unui model să ia decizii finale cu privire la o persoană — angajare, concediere, credit, prețuri sau eligibilitate.
Nu achiziționați sau conectați un nou instrument AI pe un card personal sau un cont personal.
Nu prezentați materiale generate de AI ca și cum ar fi opera originală a cuiva, în cazul documentelor juridice, cifrelor auditate, cercetării publicate etc.

Observă ce lipsește: nicio interdicție asupra "utilizării neetice" sau a necesității de a "folosi AI responsabil". Acestea par completare și dau impresia de umplutură. Dacă o propoziție nu ar schimba ceea ce face cineva într-o după-amiază marți, taie-o.

Clasifică datele, nu sarcinile

Cea mai comună greșeală de redactare este încercarea de a enumera cazurile de utilizare aprobate. Nu vei reuși niciodată, iar lista se învețește rapid.

În schimb, sortează informațiile tale. Trei niveluri sunt suficiente: public, intern și restricționat. Publicul merge oriunde. Internul intră în instrumentele aprobate. Restricționat nu merge nicăieri fără o excepție numită. Apoi oferă exemple reale din propria afacere pentru fiecare nivel, deoarece "confidențial" înseamnă nimic până când cineva vede că foaia de calcul cu prețuri este internă și dosarele medicale ale clientului sunt restricționate.

Nivelurile de date supraviețuiesc sosirii instrumentelor care nu există încă. Listele de utilizare a cazurilor nu o fac.

Atribuie un nume produsului final

Fiecare livrabil asistat de AI necesită un proprietar uman: persoana care îl trimite este proprietarul său, exact așa cum ar fi proprietarul unui proiect redactat de un coleg junior. O singură propoziție poartă cea mai mare parte a responsabilității din întregul document. De asemenea, stabilește clar problema dezvăluirii — dezvălui când un cititor ar avea rezon să știe, iar proprietarul face această alegere.

Oferă oamenilor un loc unde să meargă atunci când politica nu acoperă situația lor. Menționează o persoană și un canal, și angajează-te la un răspuns în două sau trei zile lucrătoare. Fără această cale, cazurile ambigue se rezolvă în tăcere, în direcția cea mai rapidă.

Cum să o menții pe o pagină

Taie orice deja acoperit de acordul tău de confidențialitate, politica ta de securitate sau legea. Taie secțiunea de definiții. Taie filozofia. Adaugă un număr de versiune, o dată și un proprietar, și așteaptă-te să o reemiti la fiecare câteva luni, pe măsură ce instrumentele și termenii se schimbă — o politică ușor de revizuit va fi revizuită.

Apoi testeaz-o înainte de a o publica. Distribuie-i proiectul redactat la patru persoane din echipe diferite cu trei scenarii reale și întreabă-i ce spune politica să facă. Dacă doi dintre ei nu sunt de acord, pagina nu este clară încă. O jumătate de zi de testare merită mai mult decât o altă revizuire juridică.

Partea grea a adoptării AI este rar tehnologia în sine. Este luarea deciziilor coerente de către câteva sute de persoane fără un avocat în cameră. O pagină pe care o amintesc face asta. Catorva pagini ignorate nu o fac.

Dacă vrei ca cineva să revizuiască a ta, aceasta este felul în care lucrăm pentru clienții noștri.