大多数 AI 政策在第一个星期就失败了
常见模式：法律草案十四页，以 PDF 附件发送，人们只是扫视主题行，什么也没改变。同时，公司一半的人仍在将客户材料粘贴到下一个标签页打开的聊天机器人中。该政策存在，所以风险看起来得到管理。但实际上不是。
政策只有在新的员工能够在两分钟内阅读并三个月后回忆时才有效，在那一刻他们正在准备粘贴一些内容时。这种在时间压力下可被回忆起的约束——而不是完整性——应该驱动起草工作。
从人们可能做的事情开始
仅禁止产生影子使用。员工仍然有相同的截止日期，工具免费且只需一个标签页即可访问，现在他们还有不提及它的理由。你会失去试图获得的可见度。
因此，以许可为先。列出公司批准的特定工具，按产品名称和账户类型（而非免费消费者层面）列出，因为数据条款不同。然后明确表示人们可以使用它们进行起草、总结、研究、一轮分析、编码、翻译和思想交流。如果任务符合该列表中的任何一项，且数据规则允许，没有人需要询问。
这一段话对治理有更大的作用，比一章关于负责任的 AI 原则还有效。它为人们提供了一个合法路径，这意味着非法路径变得不必要。
禁止简短清单，并具体说明
让禁止事项保持在可记忆范围内。五个是一个好的上限。每一条都应描述一个行动，而非一个价值观：
- 不要将客户个人数据、凭证、未公开的财务信息或任何受保密协议保护的内容放入未列入批准清单的工具中。
- 不要将 AI 生成的工作发送给客户、监管机构或董事会，除非由一名特定人员阅读。
- 不要让模型对一个人做出最终决定——招聘、解雇、信用、定价和资格。
- 不要使用个人卡或个人账户购买或连接新的 AI 工具。
- 不要将 AI 生成的材料作为某人的原创作品呈现，在版权方面至关重要——法律文件、审计数据、发表的研究。
注意缺失的内容：没有关于“不道德使用”的禁令，也没有“负责任地使用 AI”的要求。这些看起来像填充内容，给没有人提供决策规则。如果一句话不会改变某人在周二下午的行为，就删除它。
根据数据分类，而非任务
最常见的起草错误是试图列举批准的使用案例。你永远完成不了，且清单会随着时间的推移而过时。
相反，对信息进行排序。三个等级就足够了：公开、内部和受限。公开的数据可以随处使用。内部数据用于批准的工具。受限数据不得无名例外地使用。然后提供每个类别的真实示例，因为“保密”在没有看到价格表是内部和客户医疗记录是受限数据之前没有任何意义。
数据等级比用尽所有现有工具后的使用案例清单更持久。
为 AI 辅助交付内容命名
每份 AI 协助的交付内容都需要一个人类所有者：发送该内容的人拥有它，就像他们会拥有初级同事起草的一样。这句话承载了整个文件的大部分问责权。它还解决了披露问题——当读者合理想要知道时，由所有者决定披露。
为模糊情况提供去处。指定一个人以及一个渠道，并承诺在两天内处理（现实的时间）。没有这条路径，模糊的情况会以最快的速度自行解决。
如何在一页内实现它
删除已涵盖由保密协议、安全政策或法律要求的内容。删除定义部分。删除哲学部分。为页面添加版本号、日期和所有者，并预期每年会根据工具和术语变化重新发行几次——易于修改的政策会被修改。
然后在发布前测试它。将草案交给四个来自不同团队的人，提供三个真实场景，询问该政策告诉他们该做什么。如果其中两个人意见不一致，页面还不够清晰。那半天的测试比另一个法律审查更有价值。
AI 采用过程中最重的部分往往不是技术。它是帮助几百个人在没有律师的情况下做出一致决策。一页被记住就能实现这一点。十四页被忽视就不会。
如果你希望我们为客户提供第二对眼睛，这是我们所承担的责任。