La politica sull'uso dell'intelligenza artificiale in un solo foglio

La maggior parte delle politiche sull'IA fallisce nella prima settimana

Il modello tipico: bozze legali di quattordici pagine, inviate come allegato PDF, le persone sfogliano l'oggetto dell'email e nulla cambia. Nel frattempo, la metà dell'azienda incolla materiale dei clienti nel chatbot aperto nell'ultima scheda del browser. La politica esiste, quindi il rischio sembra gestito. Non è così.

Una politica ha successo solo se un nuovo dipendente può leggerla in due minuti e ricordarla tre mesi dopo, quando sta per incollare qualcosa. Quel vincolo - da ricordare sotto pressione di tempo - dovrebbe guidare la stesura, non la completezza.

Inizia con ciò che le persone possono fare

Le politiche che vietano solo creano un uso ombra. I dipendenti hanno ancora gli stessi tempi di consegna, gli strumenti sono gratuiti e a un clic di distanza, e ora hanno anche una scusa per non menzionarli. Perdi la visibilità che cercavi di ottenere.

Quindi inizia con il permesso. Elenca gli strumenti specifici approvati dalla tua azienda, per nome, con il tipo di account - il livello aziendale a pagamento, non quello gratuito per i consumatori, poiché le condizioni sui dati sono diverse. Poi afferma chiaramente che le persone possono usarli per la stesura, la sintesi, la ricerca, l'analisi iniziale, il codice, la traduzione e il brainstorming. Se un compito rientra in questa lista e le regole sui dati sottostanti lo consentono, nessuno deve chiedere il permesso.

Un solo paragrafo fa più per la governance di un intero capitolo sui principi dell'IA responsabile. Fornisce alle persone una strada legittima, il che significa che quelle illegittime smettono di sembrare necessarie.

Vieta una breve lista e sii concreto

Mantieni i divieti sufficientemente brevi da essere memorabili. Cinque è un buon limite. Ogni divieto dovrebbe descrivere un'azione, non un valore:

Non inserire dati personali dei clienti, credenziali, bilanci non pubblicati o qualsiasi altra cosa sotto NDA in uno strumento non incluso nella lista approvata.
Non inviare lavori generati dall'IA a un cliente, a un regolatore o al consiglio di amministrazione senza che una persona nominata li abbia letti prima.
Non far prendere a un modello una decisione finale su una persona - assunzioni, licenziamenti, credito, prezzi, idoneità.
Non acquistare o collegare un nuovo strumento AI con una carta di credito personale o un account personale.
Non presentare materiale generato dall'IA come opera originale di qualcuno, dove la paternità è importante - documenti legali, cifre controllate, ricerche pubblicate.

Nota cosa manca: nessun divieto sull'"uso non etico", nessuna richiesta di "utilizzare l'IA in modo responsabile". Queste sembrano riempitivi e non forniscono a nessuno una regola decisionale. Se una frase non cambierebbe ciò che qualcuno fa nel pomeriggio di un martedì, tagliala.

Classifica i dati, non il compito

L'errore più comune nella stesura è cercare di elencare casi d'uso approvati. Non finirai mai e l'elenco invecchierà male.

Invece, ordina le tue informazioni. Tre livelli sono sufficienti: pubblico, interno e restrito. Pubblico va ovunque. Interno va negli strumenti approvati. Restretto non va da nessuna parte senza un'eccezione nominata. Poi fornisci alcuni esempi reali di ciascuno, poiché "confidenziale" significa nulla fino a quando non vedi che la scheda dei prezzi è interna e i registri medici del cliente sono restretti.

I livelli di dati sopravvivono all'arrivo di strumenti che ancora non esistono. Le liste di casi d'uso no.

Assegna un nome all'output

Ogni deliverabile assistito dall'IA deve avere un proprietario umano: la persona che lo invia è il proprietario, proprio come accadrebbe con una bozza di un collega junior. Una sola frase porta gran parte del peso della responsabilità in tutto il documento. Risolve anche la questione della divulgazione - divulghi quando un lettore ragionevole vorrebbe sapere, e il proprietario prende quella decisione.

Fornisci alle persone un punto di riferimento quando la politica non copre la loro situazione. Nomina una persona e un canale, e impegna a una risposta entro due o tre giorni lavorativi. Senza questa opzione, i casi ambigui si risolvono silenziosamente nella direzione più veloce.

Come tenerlo in una pagina

Elimina tutto già coperto dal tuo accordo di riservatezza, dalla politica di sicurezza o dalla legge. Elimina la sezione definizioni. Elimina la filosofia. Assegna un numero di versione, una data e un proprietario alla pagina, e aspettati di rivederla due o tre volte all'anno man mano che strumenti e termini cambiano - una politica facile da rivedere viene rivista.

Poi testala prima di pubblicarla. Dai il progetto a quattro persone di squadre diverse con tre scenari reali e chiedi cosa dice la politica. Se due su quattro non sono d'accordo, la pagina non è ancora chiara abbastanza. Mezza giornata di test vale più di una revisione legale.

La parte più pesante dell'adozione dell'IA è raramente la tecnologia. È far prendere decisioni coerenti a qualche centinaia di persone senza un avvocato in sala. Una pagina che ricordano fa questo. Quattordici pagine ignorate non lo fanno.

Se desideri un secondo paio di occhi sulla tua, è il tipo di supporto che offriamo ai nostri clienti.