एक पृष्ठ में फिट होने वाली एआई उपयोग नीति

अधिकांश AI नीतियाँ पहले सप्ताह में विफल हो जाती हैं

सामान्य पैटर्न: कानूनी मसौदे चौदह पृष्ठ लंबे, उन्हें PDF अटैचमेंट के रूप में भेजा जाता है, लोग विषय पंक्ति को झाँकते हैं और कुछ नहीं बदलता। इस बीच, कंपनी के आधे हिस्से क्लाइंट सामग्री को अगले टैब में खुले किसी भी चैटबॉट में पेस्ट करते रहते हैं। नीति मौजूद है, इसलिए जोखिम प्रबंधित दिखता है। लेकिन यह नहीं है।

एक नीति केवल तभी काम करती है जब एक नए कर्मचारी इसे दो मिनट में पढ़ सकता है और तीन महीने बाद उसे याद रख सकता है जब वह कुछ पेस्ट करने वाला हो। उस प्रतिबंधात्मक — समय दबाव के तहत याद रखने योग्य — की सीमा ही मसौदा तैयार करना चाहिए, न कि पूर्णता।

लोगों द्वारा क्या किया जा सकता है, उससे शुरू करें

केवल निषेधात्मक नीतियाँ छाया उपयोग पैदा करती हैं। कर्मचारियों के पास अभी भी समान समय सीमाएँ हैं, उपकरण मुफ्त और एक ब्राउज़र टैब दूर हैं, और अब उन्हें इसका जिक्र करने का एक कारण मिल गया है। आप उस दृश्यता को खो देते हैं जिसे आप प्राप्त करने की कोशिश कर रहे थे।

इसलिए, अनुमति से शुरू करें। अपनी कंपनी द्वारा मंजूर उपकरणों के नाम और प्रकार सूचीबद्ध करें, उत्पाद नाम के साथ, खाता प्रकार के साथ — भुगतान किए गए व्यावसायिक स्तर, न कि मुफ्त उपभोक्ता स्तर, क्योंकि डेटा शर्तें अलग हैं। फिर सीधे कहें कि लोग उन्हें ड्राफ्टिंग, सारांश बनाने, शोध करने, पहली पास जाँच करने, कोड लिखने, अनुवाद करने और अपने विचारों को बाहर निकालने के लिए उपयोग कर सकते हैं। यदि कार्य सूची में शामिल है और नीचे दिए गए डेटा नियम की अनुमति है, तो किसी को पूछने की ज़रूरत नहीं है।

एक वाक्य में अधिकारिकता हासिल करने वाला यह एकाधिक पैराग्राफ से कहीं अधिक है। यह लोगों को एक वैध मार्ग प्रदान करता है, जिसका अर्थ है कि अवैध मार्गों की आवश्यकता नहीं है।

डेटा को वर्गीकृत करें, न कि कार्य को

ड्राफ्टिंग में सबसे आम गलती कानूनी उपयोग मामलों को सूचीबद्ध करने की कोशिश करना है। आप कभी भी समाप्त नहीं होंगे और सूची समय के साथ बुरी तरह से पुरानी हो जाएगी।

इसके बजाय, अपनी जानकारी को तीन श्रेणियों में व्यवस्थित करें: सार्वजनिक, आंतरिक और प्रतिबंधित। सार्वजनिक हर जगह जा सकता है। आंतरिक अनुमोदित उपकरणों में जाता है। प्रतिबंधित कुछ भी बिना एक नामित अपवाद के नहीं जा सकता। फिर, अपने व्यवसाय से वास्तविक उदाहरण दें, क्योंकि "गोपनीय" तब तक कुछ भी नहीं दर्शाता है जब तक कि मूलिंग शीट आंतरिक है और ग्राहक के चिकित्सा रिकॉर्ड प्रतिबंधित हैं।

डेटा वर्गीकरण समय और उपकरणों जो अभी तक मौजूद नहीं हैं, दोनों का सामना करता है। उपयोग-मामलों की सूचियाँ नहीं।

आउटपुट पर एक नाम लगाएँ

AI-सहायता प्राप्त हर डिलीवरेबल को एक मानव मालिक की आवश्यकता होती है: वह व्यक्ति जो इसे भेजता है, उसे इसका मालिक माना जाता है, ठीक वैसे ही जैसे एक वरिष्ठ सहकर्मी द्वारा तैयार किए गए मसौदे को। उस एक वाक्य में अधिकांश जवाबदेही भार निहित है। यह संवेदनशीलता के बारे में भी फैसला करता है — जब एक पाठक को जानकारी देने की आवश्यकता होती है, तो मालिक उस निर्णय लेता है।

यदि नीति उनकी स्थिति को कवर नहीं करती है, तो लोगों के पास जाने के लिए एक मार्ग दें। एक व्यक्ति और एक चैनल का नाम दें, और एक दो दिनों के भीतर एक प्रतिक्रिया का वादा करें — यह एक यथार्थवादी समय सीमा है। बिना उस मार्ग के, अस्पष्ट मामले अपने आप में हल हो जाते हैं जो सबसे तेज़ दिशा में जाते हैं।

इसे एक पृष्ठ तक सीमित कैसे करें

कुछ चीजों को पहले से ही आपके गोपनीयता समझौते, सुरक्षा नीति या कानून द्वारा कवर किया जा चुका है। उन्हें काट दें। परिभाषा खंड को काट दें। दर्शन को काट दें। इसे एक संस्करण संख्या, तिथि और मालिक के साथ दें, और उम्मीद करें कि आप इसे हर साल या दो बार जारी करेंगे, क्योंकि उपकरण और शर्तें बदलती रहती हैं — एक आसानी से संशोधित नीति को संशोधित किया जाता है।

फिर, इसे प्रकाशित करने से पहले परीक्षण करें। मसौदे को चार अलग-अलग टीमों से चार वास्तविक परिदृश्यों के साथ दें और पूछें कि नीति उन्हें क्या करने के लिए कहती है। यदि उनमें से दो असहमत हैं, तो पृष्ठ अभी भी स्पष्ट नहीं है। उस आधे दिन का परीक्षण उन सभी के लिए मूल्यवान है जो इसे आपके लिए दूसरी आँखों से देखना चाहते हैं।

AI अपनाने का भारी हिस्सा अक्सर यह निर्धारित करना है कि सैकड़ों लोग निरंतर निर्णय ले सकते हैं बिना एक वकील के कमरे में। एक पृष्ठ जिसे याद रखा जाता है, उसे ऐसा करने में मदद करता है। चौदह जो लोगों को अनदेखा करते हैं, वे ऐसा नहीं करते।