AI sẵn có trên kệ so với hệ thống được xây dựng cho bạn: Lựa chọn đúng đắn

Khi nào nên mua và khi nào nên xây dựng một giải pháp AI?

Hầu hết các quyết định liên quan đến AI đều xoay quanh câu hỏi: Bạn có nên mua một giải pháp sẵn có hay xây dựng một hệ thống theo cách hoạt động thực tế của doanh nghiệp mình? Lựa chọn sai sẽ khiến bạn lãng phí tiền bạc theo cả hai hướng. Hãy mua khi cần xây dựng và bạn sẽ phải vật lộn với công cụ đó mãi mãi; hoặc xây dựng khi nên mua và bạn sẽ phải trả một khoản tiền lớn để tái tạo lại chatbot.

Dưới đây là cách phân biệt hai giải pháp này:

Điểm mạnh của các công cụ AI sẵn có

Các công cụ sẵn có trên thị trường giải quyết những vấn đề chung mà hàng nghìn công ty cùng đối mặt. Chuyển đổi bản ghi cuộc họp, soạn thảo email, tóm tắt tài liệu, trả lời các câu hỏi khách hàng thường gặp, tạo bản nháp nội dung tiếp thị... Những nhiệm vụ này nhìn tương tự bất kể bạn là một hãng luật hay một công ty hậu cần. Do đó, nhà cung cấp có thể xây dựng một sản phẩm phục vụ tất cả mọi người và chia sẻ chi phí cho tất cả họ.

Bạn sẽ nhận được ba lợi thế thực sự:

Nó hoạt động ngay lập tức, không mất sáu tháng nữa.
Chi phí là một khoản đăng ký cố định thay vì ngân sách dự án.
Ai đó khác duy trì nó, cập nhật mô hình và sửa lỗi.

Nhưng sự thỏa hiệp là công cụ đó sẽ khiến bạn thích nghi theo nó, chứ không phải ngược lại. Nó không biết gì về quy tắc định giá, danh mục sản phẩm, nghĩa vụ tuân thủ hoặc cách đội ngũ của bạn thực sự tương tác với khách hàng. Đối với các nhiệm vụ chung, điều này không thành vấn đề. Nhưng đối với những nhiệm vụ định hình doanh nghiệp của bạn, nó bắt đầu gây đau đầu.

Điểm mạnh của hệ thống được xây dựng

Một hệ thống được xây dựng là hệ thống thiết kế xung quanh dữ liệu, quy tắc và quy trình làm việc của bạn. Điều này không nhất thiết có nghĩa là viết mã từ đầu. Thông thường, nó có nghĩa là kết nối AI với các hệ thống riêng của bạn, dạy cho nó kiến thức cụ thể và định hình hành vi của nó để phù hợp với cách hoạt động của bạn.

Bạn xây dựng khi nhiệm vụ thuộc về doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy bạn đang xem xét việc xây dựng:

Nhiệm vụ phụ thuộc vào dữ liệu nội bộ của bạn - hợp đồng, hàng tồn kho, hồ sơ bệnh nhân, lịch sử tài khoản - mà không có nhà cung cấp nào khác sở hữu.
Sai sót trong việc trả lời có chi phí thực tế, vì vậy bạn cần kiểm soát cách hệ thống hoạt động và cách bạn xác minh nó.
Công việc này là một yếu tố phân biệt thực sự, không phải một công việc văn phòng tầm thường, và làm tốt hơn đối thủ cạnh tranh rất quan trọng.
Bạn sẽ phải kết hợp nhiều công cụ sẵn có (và chúng vẫn không hoạt động trơn tru).

Ưu điểm là bạn có hệ thống hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của mình. Nó sử dụng kiến thức của bạn, tuân theo quy tắc của bạn và tích hợp vào các công cụ mà đội ngũ của bạn đã quen thuộc. Nhưng chi phí là nó mất nhiều thời gian hơn, cần một người chịu trách nhiệm rõ ràng và phải được duy trì khi doanh nghiệp của bạn thay đổi.

Bài kiểm tra thường quyết định vấn đề

Hãy đặt ra một câu hỏi cho bất kỳ nhiệm vụ nào bạn đang xem xét: Nhiệm vụ này giúp bạn cạnh tranh hay chỉ là chi phí chung?

Các chi phí chung như tiền lương, lập lịch làm việc, ghi chú và viết lách chung đều được chia sẻ bởi mọi công ty. Không có công ty nào giành được khách hàng nhờ thực hiện những nhiệm vụ này tốt hơn một chút. Mua các công cụ tốt nhất cho những nhiệm vụ này và tiếp tục đi.

Các yếu tố cạnh tranh như báo giá, thẩm định, phân loại lâm sàng, kiểm tra gian lận, chất lượng dịch vụ khách hàng... Đây là những yếu tố khiến bạn khác biệt. Một công cụ chung sẽ khiến bạn trở nên trung bình trong chính lĩnh vực mà bạn cần phải nổi bật. Xây dựng những hệ thống này hoặc ít nhất thêm một lớp của riêng bạn lên trên những gì bạn mua.

Hầu hết các công ty đều ở giữa hai lựa chọn này, và đó là vị trí đúng đắn để ở. Bạn mua những phần chung và xây dựng những phần cụ thể. Một nhóm hỗ trợ có thể sử dụng một trợ lý viết lách sẵn có về phong cách nhưng một hệ thống tùy chỉnh sẽ lấy thông tin tài khoản chính xác và trả lời chính sách. Kỹ năng là biết khi nào nên vẽ đường phân chia.

Cách đơn giản để sắp xếp thứ tự

Bắt đầu bằng việc mua. Các công cụ sẵn có rẻ và nhanh, và việc sử dụng chúng giúp bạn tìm ra những điểm yếu thực sự. Những khoảng trống này là yêu cầu thực tế của bạn, được phát hiện thông qua thực hành thay vì suy đoán trong một cuộc họp lập kế hoạch.

Khi một công cụ liên tục thất bại ở phần quan trọng nhất của công việc - khi nó không thể nhìn thấy dữ liệu của bạn, không tuân theo quy tắc hoặc buộc đội ngũ của bạn phải tìm cách lách quanh - đó là tín hiệu cho bạn biết lúc này cần xây dựng. Không nên làm điều này trước thời điểm đó. Xây dựng trên những bài học từ một công cụ thực tế chi phí ít hơn nhiều so với xây dựng dựa trên những giả định.

Lỗi cần tránh là nghĩ đây là một lựa chọn một lần. Nhu cầu của bạn, công cụ của thị trường và ranh giới giữa mua và xây dựng sẽ thay đổi theo thời gian. Đánh giá lại nó mỗi năm một lần.