從問題開始，而非檔案
多數計劃進行首次人工智慧（AI）專案的公司認為取得數據是困難的。通常不是。一個有用系統所需的合約、報價單、支援票據、產品規格和政策文件已經存在於企業內部。問題在於這些文件分散在六個地方，有四個版本，沒有人能確定哪一個是正確的。
這個差距是AI專案停滯的地方。不是模型，而是檔案。
選擇一個決策或重複任務
自然的直覺是開始前清點一切。抗拒它。進行全面的數據審計需要數月時間，會產生沒有人閱讀的試算表，並延遲讓你學習最多的事情。
選擇一個決策或一個重複的任務。例如，如何報價非標準工作。如何向遲到訂單的客戶回應。在供應商合約中可以讓步的條款。然後只準備供該任務使用的資訊。你會從實際使用的二十份文件中學習到更多關於你數據狀態的知識，而不是從你不完整的文件地圖。
「準備好」真正意味著什麼
對於一組特定的文件，必須滿足四個條件：
- 可找到： 系統可以訪問它，而不需要有人發送一個檔案。共享驅動器、資料庫、導出資料夾 - 機制較不重要，重要的是它存在於一個可到達的地方。
- 最新： 有權威版本，每個人都同意這是哪個版本。
- 有權限： 訪問受請求者的控制，而不是系統是否偶然擁有檔案。
- 描述： 每份文件包含生產者、時間和它適用的內容。
這個清單中沒有任何技術上的內容。所有都是組織性的，這就是為什麼它們往往被交給錯誤的人。
版本問題是昂貴的
如果有三個價格清單，其中兩個過時，一個人會注意到日期並選擇正確的清單。系統不會。它會從它讀到的任何地方回答，以它正確時使用的自信語氣，有人可能會向客戶引用2023年的費率卡。
解決方案是無聊但持久的。為每組文件指定一個所有者。讓他們宣告權威版本，將其他版本存儲在系統無法訪問的地方，並承擔保持其最新狀態的責任。這樣做會改善你的AI專案。完全跳過AI，你公司的表現也會改善，這是一個好跡象，說明你正在處理正確的事情。
你最好的知識從未書面記錄
你最好的人的答案很少在手冊中。它們是在支援票據、銷售電子郵件回覆和同事發送的訊息中，解釋為什麼這個特定的客戶獲得例外。
開始捕捉以它已經存在的格式。收集你團隊回答的二十個最常見問題，並寫下實際的答案 - 簡短、有日期、署名。三十個好的答案會對第一個系統做更多的工作，比兩百頁的政策文件沒有人自上次重組以來打開過。
決定系統永遠不能看到什麼
在連接任何東西之前，畫一條線。薪資數據、健康資訊、未紅行動客戶記錄、法律特權事項。決定要保持出來的內容，寫下來，並使排除具有結構 - 單獨的儲存空間、單獨的權限 - 而不是系統被要求遵循的指示。
然後決定訪問方式。如果主管可以看到一個文件，但實習生不能，這在聊天窗口中詢問時必須保持一致。系統以每個人相同的答案是最終會向錯誤的人提供答案的。
設定過期日期
舊資訊是靜默的失敗模式。2024年過期的政策文件永遠留在資料夾中，並讀取權威。為每個文件組設定審查日期和指定審查人。當一個文件到期時，它會離開池直到有人重新批准它。
預期什麼
準備一個工作流程的數據需要數周，而不是數季，第二個工作流程更快，因為所有權習慣已經建立起來。以兩個指標衡量進度：系統答案是否正確，以及你能否追溯該答案到具體的文件。後者在初期更重要。無法追溯的答案無法糾正。
這是採用AI的最不顯眼且最重的部分，也是我們在大多數合作中花費的前幾周，因為一個模型在混亂資訊上閱讀會產生自信、寫作良好的錯誤 - 這些比明顯的錯誤更難捕捉。