Cele plictisitoare 80%: Când inteligența artificială aduce cele mai rapide beneficii în operațiuni

De ce munca plictisitoare câștigă

Există două motive, ambele legate de risc mai degrabă decât ambiție.

Primul este că munca repetitivă este măsurabilă. Știi deja câte facturi sosesc, cât timp stă o cerere în coadă, ce cost are rezolvarea unui bilet de asistență. Când automatizezi ceva ce se măsoară, poți demonstra rezultatul într-un trimestru. Când automatizezi ceva nou, petreci trimestrul argumentând dacă a funcționat sau nu.

Al doilea motiv este că 80% plictisitor este locul unde trăiește volumul, iar volumul este ceea ce transformă o îmbunătățire mică într-un număr real. Reducerea cu patru minute a unei sarcini efectuate de două ori pe lună este o eroare de rotunjire. Reducerea cu patru minute a unei sarcini efectuate de 900 de ori pe lună eliberează o persoană. Economiile sunt determinate de frecvență, nu de cât de inteligentă este automatizarea.

Cele 20% dificile - excepțiile de preț, cererile controversate, orice ar putea întreba un regulator - ar trebui să rămână pentru moment în responsabilitatea oamenilor tăi. Este cu adevărat dificil, este locul unde se află marja și reputația ta, și este cel mai rău loc posibil pentru a învăța cum se comportă AI-ul în afacerea ta.

Cum să o găsești

Nu organiza un sondaj întrebând oamenii ce ar dori automatizat. Vei primi o listă cu dorințe. În schimb, uită-te unde se formează cozi de muncă și unde se retipărește informația.

• Introducerea manuală între sisteme. Orice dată când un om citește un ecran și introduce date într-un altul, acea etapă este un candidat. Email către ERP, PDF către foaie de calcul, portal către CRM.
• Intrarea nestructurată la ușa din față. Facturi, note de livrare, cereri, CV-uri, solicitări de ofertă (RFQ), rapoarte de inspecție. Orice ajunge sub formă de PDF, fotografie sau paragraf de proză pe care cineva trebuie să o transforme în câmpuri.
• Triere și rutare. Bilete, plângeri și cereri intrate care sunt citite doar pentru a decide cine ar trebui să le gestioneze efectiv.
• Redactarea din șablon. Actualizări de stare, răspunsuri standard, rezumate inițiale ale unui fir lung sau document.
• Reconciliere. Compararea a două liste care ar trebui să corespundă și explicarea motivului pentru care nu o fac.

Scor fiecare candidat în funcție de volum, cât de constantă este introducerea datelor și cât de costisitoare este o greșeală. Începe cu volum mare, intrări constante și greșeli ieftine. Această combinație este nefastă, dar exact potrivită.

Excepțiile sunt adevăratul problemă de design

Iată unde eșuează majoritatea primelor proiecte. O echipă automatizează calea fericită, atinge 85% acuratețe, sărbătorește, apoi descoperă că cele 15% din cazuri care ies acum necesită mai mult timp pentru a fi gestionate decât întregul proces înainte. Excepțiile sosesc fără context, nimeni nu le deține, iar coada crește.

Proiectează căderea în urmă înainte de automatizare. Când sistemul nu este sigur, ce se întâmplă? Cine îl vede, ce văd și cât timp au? Un proces care gestionează 70% din cazuri de la început până la sfârșit și transferă restul curat bate unul care pretinde 90%, dar aruncă restul într-o cutie poștală nemonitorizată.

Stabilește un prag de încredere deliberat. Pentru codificarea facturilor ai putea accepta o rată de eroare de 2% pentru că verificarea în aval o prinde. Pentru orice implică plăți sau pacienți, tratezi mult mai multe cazuri manual și accepți o rată de automatizare mai mică. Acest prag este o decizie de afaceri, nu tehnică, și aparține persoanei care deține procesul.

Cum ar trebui să arate primele șase luni

Alege un proces. Instrumentați-l înainte de a schimba orice, astfel încât să știi timpul de atingere de bază, costul pe tranzacție și rata de eroare. Livrează ceva îngust în utilizare reală în opt săptămâni. Măsoară din nou aceleași cifre.

Apoi, repetă-o și încă o dată. Câștigul compus nu vine din automatizările individuale - este faptul că echipa ta învață ce sisteme sunt de încredere, datele tale devin mai curate pentru că depind de ele, iar următorul proiect durează jumătate de timp.

Suportarea muncii plictisitoare, grele și cu volum mare este ceea la care această tehnologie este cu adevărat bună chiar acum. Încarcă-o cu această sarcină, și păstrează oamenii tăi pe deciziile care necesită implicarea lor. Dacă ai nevoie de ajutor pentru a alege primul proces și a demonstra numărul, aceasta este munca noastră.