Vis meg hvor det står: internsøk som svarer med kvittering
Slik bygger du en intern assistent som svarer på spørsmål ut fra dine egne dokumenter og lenker til den nøyaktige kilden, og hva som faktisk skal til for at den fungerer.
Hver bedrift lever med et lite knippe spørsmål som ingen klarer å svare raskt på. Hva er permisjonsordningen vår i Portugal. Har vi noen gang signert en taushetserklæring med denne leverandøren. Hva tilbød vi denne kunden i fjor, og var montering inkludert. Hvilken versjon av sikkerhetsrutinen er den gjeldende.
Folk søker ikke etter dette. De spør en kollega, fordi søket gir førti dokumenter og kollegaen gir én setning. Den vanen koster reelle timer, og den samler kunnskapen hos den som har vært der lengst.
En intern assistent løser spørsmålet, ikke søkefeltet. Du spør på vanlig språk, og du får setningen, pluss en lenke til avsnittet den kom fra.
Kildehenvisningen er produktet
En assistent som svarer uten kilde har flyttet arbeidet ditt, ikke fjernet det. Du må fortsatt kontrollere, og å kontrollere betyr å finne dokumentet selv, som er nettopp det du prøvde å slippe. Med en lenke til klausulen, siden og versjonen tar kontrollen fire sekunder, og du går videre.
Det finnes en grunn til, og den betyr mer over tid. Et svar uten kilde kan ikke revideres. Når det er feil, kan du ikke vite om kildedokumentet var feil, utdatert, eller lest riktig og oppsummert dårlig. Hvert av tilfellene har ulik løsning og ulik eier. Kildehenvisninger gjør en vag klage på KI-en om til en konkret sak som kan lukkes.
Hva som ligger under, uten sjargongen
Tre deler. En kopi av dokumentene dine, delt opp i tekstbiter. Et gjenfinningssteg som henter de få bitene som mest sannsynlig inneholder svaret. En modell som skriver svaret utelukkende ut fra disse bitene og navngir dem.
Modellen er ikke trent på dataene dine og husker dem ikke. Den leser det gjenfinningen gir den, slik en ny analytiker leser mappen du legger på pulten. Endrer du et dokument i dag, endrer morgendagens svar seg med det. Fjerner du noens tilgang, blir svarene deres tilsvarende smalere.
Bransjen kaller dette gjenfinningsstøttet generering. Det du trenger å ta med deg fra begrepet er forretningsmessig, ikke teknisk: den dyre delen av prosjektet er ikke modellen. Det er dokumentene dine.
Arbeidet ligger i dokumentene
De fleste av disse prosjektene lykkes eller mislykkes i dokumentsamlingen, før noen har skrevet en eneste instruksjon. Det gjentakende arbeidet ser slik ut:
- Velg en avgrenset dokumentsamling. Én avdeling, ett formål. «Hele SharePoint» er ingen samling, det er en søppelfylling.
- Koble til rettighetene først, i gjenfinningen. Hvis en person ikke kan åpne filen, skal assistenten ikke sitere den. Å ettermontere dette er smertefullt, og inntil du gjør det, lekker systemet.
- Rydd opp i duplikater. Seks nesten identiske kontraktsmaler gir seks nesten identiske svar, og assistenten har ingen måte å vite hvilken HR faktisk bruker. Merk den gjeldende versjonen.
- Håndter formatene som gjør motstand: skannede PDF-er trenger tekstgjenkjenning, regneark og presentasjoner mister meningen når de flates ut til tekst, og e-posttråder er stort sett støy.
- Gi hvert dokument en eier og en revisjonsdato. En assistent med kildehenvisninger gjør utdatert innhold synlig, noen ganger ubehagelig synlig.
Der den ikke vil hjelpe
Spørsmål som krever telling eller sammenligning på tvers av hele arkivet. «Hvor mange kontrakter fornyes i tredje kvartal» er et databasespørsmål forkledd som et søkespørsmål, og gjenfinningen vil svare på det med selvtillit og ta feil. Det samme gjelder «hva er den samlede eksponeringen vår mot denne leverandøren». Send slikt til rapporteringen.
Den kan heller ikke svare på det ingen har skrevet ned. Hvis prisregelen bor i hodet til én person, er det ærlige svaret at det ikke finnes noen kilde. Et system som sier at det ikke vet, fungerer riktig, og du bør bygge for det svaret i stedet for å straffe det.
Mål det tredje tallet
Ta femti til hundre reelle spørsmål fra dem som skal bruke tingen. Ikke oppdiktede. Mål så tre andeler: besvart med korrekt kildehenvisning, avvist på grunn av manglende kilde, og besvart med selvtillit, men feil.
Det tredje tallet er det eneste som avgjør om systemet blir tatt i bruk. Ett oppdiktet svar med en lenke som ikke dekker det, koster deg mer tillit enn tjue nyttige svar tjener inn. Press det mot null, selv om det betyr at assistenten avviser oftere enn du skulle ønske i starten.
Start med én hylle, ikke biblioteket
Velg ett team med et tydelig dokumentsett og et spørsmål de stiller hver uke. Åtte uker er nok til å ha noe reelt i hendene deres, inkludert rettighetsarbeidet. Utvid først når den gruppen ville protestert mot å miste det.
Vi bygger slike løsninger for mellomstore bedrifter, og mønsteret holder: den smale som oppgir kildene sine, blir brukt hver dag, og den ambisiøse som svarer på alt, blir stille forlatt innen mars.